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Política de
Tratamiento
de datos personales
Política de tratamiento de Datos Personales
Su privacidad es una prioridad
La sociedad comercial ALCOM S.A.S, con domicilio principal en la ciudad de Medellín – Colombia, con domicilio social en la dirección Calle 44 a # 68 a -36, identificada con el NIT 811.021.798-0, como responsable de datos personales, reconociendo la importancia de la privacidad, la confidencialidad y la seguridad de datos personales de clientes, usuarios, proveedores, colaboradores, trabajadores, accionistas y aliados respecto de los cuales ejerce el tratamiento de los mismos, garantizando la protección de los derechos al buen nombre, el Habeas Data, la intimidad, la privacidad, alineando todas sus actuaciones conforme a los principios de legalidad, buena fe, libertad, autodeterminación y transparencia, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, por lo que implementó la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con sujeción a la constitución y a la Ley.
Valoramos la confianza depositada en nosotros y queremos asegurarle que su privacidad es una prioridad fundamental para ALCOM S.A.S.
Teniendo en cuenta lo anterior, recomendamos leer detenidamente la presente política.
1. CAPÍTULO PRIMERO - DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos
ALCOM S.A.S en adelante EL RESPONSABLE, es una sociedad comercial identificada con el NIT 811.021.798-0, domiciliada en la Calle 44 a # 68 a -36, Medellín (Colombia), teléfonos (604) 3227408 y 300 9120072. Correos electrónicos: alcom@alcomsas.com.co y pqrsf@alcomsas.com.co . Nuestro horario hábil de atención es: Lunes y martes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m. y de miércoles a viernes de 7:30 a 5:30 p.m.
Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales relacionados directa o indirectamente con ALCOM S.A.S, por medio de la presente política da cumplimiento la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.
La presente política es un documento público que puede ser consultado en cualquier momento, el cual contará con nuestros datos actualizados, por ser la empresa responsable del tratamiento de datos. Lo anterior, para garantizar sus derechos. En ese orden, siempre tendrá un acceso directo para su consulta, disponible en: www.alcomsas.com.co/politica-tratamiento-datos .
1.2. Objetivo
La presente política se estructura conforme los parámetros legales, reconociendo la importancia los derechos de los titulares de datos, con el objetivo de garantizar la seguridad, privacidad, confidencialidad de los mismos y establecer los lineamientos bajo los cuales realiza el tratamiento de datos personales de los clientes, proveedores, empleados, contratistas y, en general, de todas las personas respecto de las cuales se recoge, almacena y administra datos personales, los cuales reposan en bases de datos, archivos físicos y electrónicos, administrados por EL RESPONSABLE.
1.3. Alcance
La presente política consagra los principios, derechos, procedimientos, usos, finalidades y limitaciones respecto del tratamiento de la información personal que reposa en todas las bases de datos, archivos físicos y electrónicos del RESPONSABLE, así como los mecanismos que tienen los titulares de los datos personales para ejercer sus derechos al buen nombre, el Habeas Data, la intimidad, la privacidad, alineando todas las actuaciones conforme a los principios de legalidad, buena fe, libertad, autodeterminación, transparencia, confidencialidad y legalidad en la gestión de dicha información.
1.4. Definiciones
1.4.1. Autoridad de protección de datos: En Colombia la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, es la entidad que ejerce la vigilancia a fin de garantizar los derechos, principios y procedimientos en el tratamiento de datos personales realizado por personas jurídicas o naturales.
1.4.2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
1.4.3. Autorizado: Hace referencia todas aquellas personas que, bajo responsabilidad de ALCOM S.A.S, sus Encargados o aliados comerciales pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.
1.4.4. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual informa la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento de los datos personales.
1.4.5. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. La Ley exceptúa del régimen de protección (i) los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico; (ii) los que tienen por finalidad la seguridad y defensa nacional, la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, (iii) los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, (iv) los de información periodística y otros contenidos editoriales, (v) los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países) y (vi) los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).
1.4.6. Conducta Inequívoca: Corresponde al comportamiento claro del titular, o de una persona legitimada que no puede dar lugar a duda o equivocación en el consentimiento o autorización del tratamiento de sus datos personales.
1.4.7. Consentimiento: Es toda manifestación de voluntad, libre, específica, informada y explícita, en la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen. Estas “claras acciones afirmativas” de la propuesta de reglamento son las conductas inequívocas en comento.
1.4.8. Dato personal: Obedece a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.
1.4.9. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
1.4.10. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
1.4.11. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266 de 2008.
1.4.12. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
1.4.13. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
1.4.14. Habeas Data: Derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales.
1.4.15. Responsable del Tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
1.4.16. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. El Titular es sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías legales y constitucionales.
1.4.17. Transferencia: Se entiende cuando el responsable o el encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que se convierte en responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
1.4.18. Transmisión: Implica la comunicación de los datos personales, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objetivo de darle un Tratamiento por parte del Encargado y de acuerdo con las instrucciones del responsable.
1.4.19. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.5. Legislación que regula la materia y el Tratamiento que realizamos como RESPONSABLES
- Constitución Política de Colombia de 1991, artículos 15 y 20.
- Ley 1266 de 2008.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto Único 1074 de 2015.
- Decreto 090 de 2018.
- Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.
- Circular 003 de 2018, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Guías y Cartillas emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. CAPÍTULO SEGUNDO– PRINCIPIOS
Como responsables del Tratamiento de Datos Personales, ALCOM S.A.S acoge y acata los principios que regulan la materia, siendo los parámetros base a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, transmisión o transferencia de datos personales:
2.1. Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos se sujetará en todo momento a la legislación vigente; en especial, a lo dispuesto en la Constitución Política, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan la materia.
2.2. Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales solo podrá realizarse con la previa, informada y expresa autorización del Titular. Conforme al derecho a la información y a lo antes descrito, al titular siempre se le informará sobre la finalidad del tratamiento de su información personal, lo cual estará siempre descrito en la presente para su consulta en cualquier momento. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo, expreso e informado consentimiento del Titular o por mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.3. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente.
2.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
2.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, la Constitución y las demás que regulen la materia. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad antes descrita.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
En virtud de lo anterior, sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:
- Al Titular del dato.
- A las personas autorizadas por el Titular del dato.
- A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
- Por personal autorizado por EL RESPONSABLE de la presente política que, por su cargo, funciones o en virtud del giro ordinario de los negocios o del objeto social de la empresa, deban conocerlos, asegurando siempre la custodia, confidencialidad y seguridad de los datos personales.
2.7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
2.9. Principio de Limitación de la Recolección: El tratamiento de los datos personales se limitará a la recolección, almacenamiento, uso y procesamiento que sea estrictamente necesario conforme la naturaleza del dato personal, a las disposiciones legales y a la Constitución Política. En este sentido, se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento.
2.10. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
3. CAPÍTULO TERCERO - TITULARES A QUIÉN VA DIRIGIDA LA PRESENTE POLÍTICA
3.1. Consumidor o Cliente final.
3.2. Proveedores y Clientes Corporativos.
3.3. Empleados.
3.4. Accionistas.
3.5. Contratistas.
3.6. Encargados de la Información.
3.7. Titulares de la información, ya sea actuando en su nombre, o como representante legal, que con ocasión a las actividades que se encuentre vinculado con EL RESPONSABLE, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.
4. CAPÍTULO CUARTO – TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La Ley 1581 de 2012 definió el tratamiento de datos personales en los siguientes términos:
“Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.”
La presente política se estructura conforme los parámetros legales, reconociendo la importancia los derechos de los titulares de datos, con el objetivo de garantizar la seguridad, privacidad, confidencialidad de los mismos y establecer los lineamientos bajo los cuales realiza el tratamiento de datos personales de los clientes, proveedores, empleados, contratistas y, en general, de todas las personas respecto de las cuales se recoge, almacena y administra datos personales, los cuales reposan en bases de datos, archivos físicos y electrónicos, administrados por EL RESPONSABLE.
En este orden, ALCOM S.A.S recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado y sensible, a saber, algunos son:
4.1. Tipo de Datos Personales:
4.1.1. Datos de identificación: Nombre o razón social, tipo de identificación, número de identificación o NIT, RUT y certificado de existencia y representación legal.
4.1.2. Datos de ubicación: domicilio principal de la persona natural o jurídica, ciudad, teléfono y correo electrónico personal o corporativo, en caso de ser persona jurídica.
4.1.3. Datos biométricos de la persona: Huella, iris, geometría facial o corporal, fotografía videos.
4.1.4. Datos sensibles: estado de salud de la persona (trabajador) que incluyan resultados de pruebas, historia clínica, laboratorios, estudios, exámenes diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos y tratamientos terapéuticos.
4.1.5. Datos financieros y crediticios de actividad comercial o de servicios: como tipo de cuenta, número de la misma y entidad bancaria. En caso de ser persona jurídica, los datos que sean necesarios para la facturación electrónica, referencias comerciales y bancarias.
4.1.6. Datos socioeconómicos: relacionados con la historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.
4.1.7. Datos relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
4.1.8. Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
En este punto se advierte que, en tratándose de persona jurídica, la autorización para el tratamiento de datos personales la otorga el Representante Legal de la empresa por escrito la autorización por parte del Representante Legal para el tratamiento de los datos personales
4.2. Tratamiento al que se someten los datos personales
4.2.1. Recolección.
La información se obtiene con la previa, expresa e informada autorización del titular del dato personal directamente o a través de terceros que cuentan con esta autorización por parte del titular del dato.
ALCOM S.A.S recolecta los datos personales a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, canales de comunicación físicos y digitales, así como de aquellos obtenidos en virtud de su posición como distribuidor, empleador y contratista. A saber, algunos son:
4.2.1.1. Página web.
4.2.1.2. Aplicaciones: redes sociales y plataformas.
4.2.1.3. A través del correo electrónico.
4.2.1.4. Puntos de venta.
4.2.1.5. Registro Telefónico.
4.2.1.6. Formularios y/o formatos físicos y digitales.
4.2.1.7. Hojas de vida.
4.2.1.8. Contratos laborales.
4.2.1.9. Contratos civiles y comerciales.
4.2.1.10. Formatos de registro de proveedores.
4.2.1.11. Documentos de identificación.
4.2.1.12. Formatos de autorización de tratamiento de datos personales o sensibles.
4.2.1.13. Formatos de autorización de uso de imagen.
4.2.1.14. Grabaciones en audio, video o fotografía.
4.2.1.15. Cookies. En nuestro sitio web, utilizamos diferentes tipos de cookies para el control de las métricas, la experiencia y efectividad de los anuncios. En ese orden, usamos Cookies propias, de terceros, de sesión, persistentes, técnicas, de personalización, de análisis, de seguimiento, publicitarias, comportamentales y redes sociales externas, circunscritas únicamente con la finalidad que se establece en la presente política.
4.2.3. Almacenamiento
ALCOM S.A.S almacena los Datos Personales recolectados por medios digitales o electrónicos en bases de datos contenidas en los servidores del mismo. Los archivos físicos se encuentran en el archivo general de la empresa. Todos los medios de almacenamiento descritos cuentan con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas que garantizan el principio de acceso, confidencialidad y circulación restringida.
4.2.4. Usos y finalidades de la Recolección de la Información
Conforme los postulados legales y, el derecho a la información que le asiste a los titulares de los datos personales, a continuación, se describe el uso y finalidad de la información personal recolectada y tratada.
4.2.4.1. Comunicación efectiva con los titulares de los datos personales.
4.2.4.2. Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQRS).
4.2.4.3. Gestión de ventas de productos.
4.2.4.4. Seguimiento a los pedidos realizados por el cliente.
4.2.4.5. Mercadeo y ventas.
4.2.4.6. Marketing.
4.2.4.7. Publicidad.
4.2.4.8. Gestión y elaboración de estadísticas internas y externas.
4.2.4.9. Programas y estrategias de fidelización.
4.2.4.10. Perfilamiento (conocimiento de gustos y hábitos de consumo y saldos)
4.2.4.11. Ejecución de las obligaciones contraídas por las partes en virtud de las Política de: Envíos; Cambios y Devoluciones; Garantías; Tratamiento de Datos Personales; Términos y Condiciones y de Cookies.
4.2.4.12. Ejercicio de un derecho.
4.2.4.13. Contratación y capacitación de personal.
4.2.4.14. Celebración y ejecución de contratos civiles y/o comerciales.
4.2.4.15. Registro de documentos.
4.2.4.16. Procedimientos administrativos.
4.2.4.17. Publicaciones.
4.2.4.18. Gestión contable, fiscal, administrativa y legal.
4.2.4.19. Gestión humana, procedimientos de descargos, gestión del personal.
4.2.4.20. Gestión de nómina y de personal.
4.2.4.21. Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
4.2.4.22. Custodia y gestión de información.
4.2.4.23. Almacenamiento, custodia y gestión de bases de datos.
4.2.4.24. Envío de comunicaciones.
4.2.4.25. Gestión de recursos humanos, nómina, gestión de temas laborales.
4.2.4.26. Grabaciones a través de los sistemas de vídeo vigilancia, conforme a lo dispuesto en la presente.
4.2.4.27. Cookies del sitio web de ALCOM S.A.S. En nuestro sitio web, utilizamos diferentes tipos de cookies para el control de las métricas, la experiencia y efectividad de los anuncios. En ese orden, usamos Cookies propias, de terceros, de sesión, persistentes, técnicas, de personalización, de análisis, de seguimiento, publicitarias, comportamentales y redes sociales externas, circunscritas únicamente con la finalidad acá descrita.
4.2.4.28. Crear y difundir por medios tales como organismos de radiodifusión, plataforma de streaming, plataformas digitales que permitan la puesta a disposición de publicidad, formatos impresos como volantes, afiches, exposiciones, ferias, entre otros, piezas fotográficas, de audio y audiovisuales que contengan datos biométricos del titular.
4.2.4.29. Transmitir o transferir a terceros aliados, a través de un proceso de transmisión o transferencia de información, únicamente información de carácter Público, Semiprivado y privado. Para fines acordes con el desarrollo del objeto social de la empresa.
4.2.5. Circulación
ALCOM S.A.S como responsable de datos personales, reconoce la importancia de los mismos, su seguridad, confidencialidad y finalidad de los mismos. Así mismo, sus actuaciones están circunscritas en el tratamiento de datos a los principios esbozados en la presente y en la Ley. En ese orden, en este punto, en especial, nos sujetamos a lo dispuesto por el principio de acceso y circulación restringida:
“El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, la Constitución y las demás que regulen la materia. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la normatividad antes descrita.”
En virtud de lo anterior, sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:
- Al Titular del dato.
- A las personas autorizadas por el Titular del dato.
- A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
- Por personal autorizado por EL RESPONSABLE de la presente política que, por su cargo, funciones o en virtud del giro ordinario de los negocios o del objeto social de la empresa, deban conocerlos, asegurando siempre la custodia, confidencialidad y seguridad de los datos personales.
En desarrollo de lo anterior, con sujeción al principio de acceso y circulación restringida descrito en la presente, ALCOM S.A.S, podrá trasferir o transmitir la información personal pública, semiprivada y privada, que le sea compartida, siempre que estas acciones estén justificadas y se cuente con la autorización previa y expresa del titular obtenida al momento de recolectar la información o previo a la transmisión o transferencia, si no la ha tenido antes.
Igualmente, estas acciones estarán precedidas de un contrato de transmisión o transferencia de datos personales, garantizando esa circulación restringida de la información, la confidencialidad y, en general, la seguridad e integridad de la misma, para la prevención del uso fraudulento o no autorizado de las bases de datos y la información personal.
4.2.6. Supresión
La supresión de la información personal se realiza una vez ha cumplido la finalidad para la cual fueron recolectados los datos, o en los casos en los cuales el titular de los datos personales solicite la eliminación de la información, este caso procederá, siempre y cuando la ley lo autorice.
5. CAPÍTULO QUINTO - DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
ALCOM S.A.S en su calidad de Responsable de Tratamiento de Datos, es respetuoso y garantista de los derechos de los titulares de los datos personales.
El Derecho Fundamental de Hábeas Data, faculta al titular del dato a solicitar acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales alojados en bases de datos o archivos físicos o digitales. En ese mismo orden, el titular está revestido de la facultad de revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos.
5.1. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular de los datos que serán tratados:
Los derechos establecidos en la ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
5.1.1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
5.1.2. Tratándose de persona jurídica, deberá hacerse a través de su Representante Legal o la persona que este autorice, acreditando la facultad para hacerlo en forma suficiente por los distintos medios que disponga y sean legalmente aceptados, tales como poder o certificado de existencia y representación legal.
5.1.3. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
5.1.4. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
5.2. Conforme a lo anterior, le informamos LOS DERECHOS que ostenta:
5.2.1. Derecho a conocer y consultar sus datos personales.
5.2.2. Derecho a actualizar sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
5.2.3. Derecho a rectificar y/o corregir sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
5.2.4. Derecho a solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de la empresa. El ejercicio de este derecho será siempre respetado, advirtiendo que, se seguirá conservando la información que la Ley ordene, para los fines que disponga la misma.
5.2.5. Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE, para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente la ley lo exceptúe.
5.2.6. Derecho a revocar la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando esto no genere incumplimiento por parte del RESPONSABLE con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.
5.2.7. Derecho a ser informado por EL RESPONSABLE, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
5.2.8. Abstenerse de responder a preguntas sobre datos sensibles.
5.2.9. Derecho a presentar peticiones, quejas o recursos, respecto del tratamiento de sus datos personales.
5.2.10. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.2.11. Derecho a conocer mediante correo electrónico, mensaje vía WhatsApp u otras aplicaciones o medios de comunicación usados por EL RESPONSABLE, la Política de Tratamiento de Datos Personales.
5.3. Mecanismos para el ejercicio de sus DERECHOS:
5.3.1. Petición, Recursos, Reclamos y Consultas
Usted podrá interponer: peticiones, recursos, reclamos, y consultas al correo electrónico: pqrsf@alcomsas.com.co, en nuestro horario hábil de atención de: Lunes y martes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m. y de miércoles a viernes de 7:30 a 5:30 p.m.
Adicional al correo electrónico descrito, también contamos con un acceso directo en la página web www.alcomsas.com.co/pqrsf. Esta opción adicional, le permite enviar sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones de manera más cómoda y rápida. El formulario se encuentra conectado directamente con nuestros correos corporativos.
Se informa que, sus peticiones, quejas o reclamos, serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y el lleno de los datos necesarios para la respuesta, a saber: nombre, tipo de documento de identificación, número de identificación, teléfono, dirección, correo electrónico, el hecho que fundamenta la misma y toda la información necesaria para tramitar su solicitud, incluidos documentos, si es procedente. Recuerde que debe ser el titular de la información solicitada o, contar con poder para representar al titular, debidamente acreditado, justificando siempre la necesidad.
Lo anterior, está sujeto a los límites de los derechos sobre datos personales de terceros que puedan ser vulnerados; es decir, EL RESPONSABLE verificará que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información.
ALCOM S.A.S está comprometida con la protección, seguridad y confidencialidad de sus datos personales, conforme el alcance, parámetros, condiciones, principios, derechos y obligaciones respecto del tratamiento de los mismos, descritos en la presente política, disponible siempre para su consulta.
Tenga en cuenta que, el correo electrónico descrito es el único canal habilitado para las peticiones, recursos, reclamos, y consultas.
6. CAPÍTULO SEXTO - DEBERES Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE Y DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
6.1. Respecto del Titular del dato:
6.1.1. Garantizar el ejercicio pleno de los derechos mencionados en la presente.
6.1.2. Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
6.1.3. Informar de manera clara y suficiente al Titular, los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
6.1.4. Informar de manera clara y suficiente sobre la finalidad y uso dado a sus Datos Personales.
6.1.5. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales, conforme la presente política.
6.1.6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.1.7. Actualizar, Rectificar o Suprimir los Datos Personales cuando ello sea procedente.
6.2. Respecto del Tratamiento a través de un Encargado:
6.2.1. Suministrar únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado y dentro de los límites que la misma otorga.
6.2.2. Garantizar que la información suministrada sea completa, exacta, actualizada, comprensible, comprobable y veraz.
6.2.3. Comunicar de forma oportuna todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
6.2.4. Informar de manera oportuna sobre las rectificaciones realizadas por el titular, para que el Encargado realice los ajustes pertinentes.
6.2.5. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
6.2.6. Informar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, así como de la resolución de la misma, en caso de que afecte el tratamiento.
6.3. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:
6.3.1. Informar cuando se presenten riesgos en el tratamiento de los datos personales.
6.3.2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.4. Respecto de los Sistemas Video vigilancia:
ALCOM S.A.S cuenta con distintos sistemas de vídeo vigilancia tanto en sus dependencias, oficinas y locales, como en los sitios externos a estos, por seguridad de las personas, los bienes, el mejoramiento del servicio y las buenas prácticas empresariales.
Conforme a lo anterior y, en cumplimiento a la normatividad que regula la materia, siempre informará al público sobre la existencia de estos sistemas a través de anuncios visibles, indicando la finalidad de la recolección y el tratamiento de los datos personales, conforme lo descrito en la presente.
Como RESPONSABLES del tratamiento de datos personales, advertimos que, no se hará entrega de videos o fotografías obtenidas por estos sistemas, a ningún tercero, salvo que medie orden judicial o de autoridad competente o que la Ley lo ordene.
Los Datos Personales recogidos a través de los sistemas de video vigilancia tienen la finalidad indicada, esto es, la seguridad de las personas, los bienes, el mejoramiento del servicio y las buenas prácticas empresariales. En este orden, los mismos podrán ser usados en los procesos administrativos, de seguridad de la información, legales, procesos del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, así como para los procesos de descargos, gestión de personal, el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo y para el ejercicio de acciones legales en representación de la sociedad comercial.
7. CAPÍTULO SÉPTIMO - PARÁMETROS RESPECTO DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ALCOM S.A.S solo realizará el Tratamiento de Datos Personales con la autorización previa, expresa y debidamente informada por parte del Titular los datos personales. La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la Ley.
En ese orden, contamos con mecanismos idóneos que permiten verificar esa autorización, la cual constará en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley, con sujeción a los derechos que ostentan el titular.
En consecuencia, a través de la presente política le informamos al titular de datos personales los siguientes parámetros previo al otorgamiento de la autorización, los cuales siempre serán informados a través de los distintos medios y mecanismos por medio de los cuales se obtiene la misma.
Tenga en cuenta:
7.1. Siempre se informará sobre el tratamiento de los datos personales.
7.2. Se informará sobre la finalidad del tratamiento de datos personales, esbozados en la presente política.
7.3. Respecto de los datos sensibles, es facultativo del titular responder sobre preguntas en este orden. En este caso, siempre se informará de forma previa al titular sobre el carácter sensible del dato personal que se está recolectando, para su conocimiento, así como la finalidad de los mismos.
7.4. Los derechos que le asisten como Titular.
7.5. El tratamiento solo se hará con la previa, informada y expresa autorización del titular, la cual será obtenida a través de los mecanismos descritos en la presente política, con sujeción a lo dispuesto en esta.
7.6. En caso de que existan cambios sustanciales sobre la identificación del responsable o la finalidad del Tratamiento de los datos personales, comunicaremos inmediatamente al titular de los datos personales para la autorización de los mismos, conforme los nuevos lineamientos.
8. CAPÍTULO OCTAVO - TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
8.1. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales de acuerdo a lo establecido en la presente, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Se permite la transferencia de datos personales siempre y cuando El Titular de la información haya autorizado la transferencia por cualquiera de los medios y de acuerdo a lo establecido en la presente. En todo caso, el Receptor de la información debe garantizar la seguridad de la información y los niveles adecuados de protección de datos.
8.2. Respecto de los límites en la transferencia de datos personales a otros países:
Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo de países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
La prohibición no rige cuando:
8.2.1. Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
8.2.2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
8.2.3. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
8.2.4. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
8.2.5. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, así como los demás casos que determine la Ley, la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente.
9. CAPÍTULO NOVENO – MEDIDAS DE PROTECCIÓN IMPLEMENTADAS PARA LA SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
ALCOM S.A.S ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento.
Así mismo, internamente hemos implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información, con el objetivo de impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
10. CAPÍTULO DÉCIMO – VINCULATORIEDAD DE LA PRESENTE POLÍTICA
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con ALCOM S.A.S, deberá acatar la presente política.
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir del treinta y uno (31) de julio de 2024.